Współczesna technologia oderwała łańcuch jakim do tej pory przykuty był pracownik do swojego biurka. Komputery przenośne, telefony komórkowe, tablety, wideorozmowy, systemy w chmurze pozwalają zespołom współpracować ze sobą z każdego miejsca na świecie.
Ma to wiele plusów - np. ludzie tracą mniej czasu na transport, a w większości wypadków są bardziej produktywni niż kiedy siedzą w biurze. Zakładam przy tym, że mają zorganizowany swój home office tak jak należy bo to też jest bardzo istotne. Bez biurka, wygodnego fotela, bez szybkiego internetu i bez dobrych słuchawek nie wyobrażam sobie pracy z domu czy innego miejsca, które sobie wybraliśmy na nasze biuro. O tym jednak dzisiaj nie będę pisał bo organizacja swojego biura to temat na osobny artykuł.
Nowoczesna technologia stworzyła niepowtarzalną szansę na zmianę sposobu podejścia do pracy. Jest ona również bezwzględna w zakresie weryfikacji tego jaki wkład mamy w rozwój danej organizacji. Jeżeli dostarczamy wartość to potrafi to docenić ale jeżeli okazuje się, że jesteśmy nieprzydatni to potrafi to też szybko pokazać.
Ten ostatni aspekt powoduje wielkie opory przed wdrażaniem technologii w firmach ponieważ ludzie wolą nie robić nic lub robić mniej niż powinni albo markować pracę tam gdzie jej nie ma.
Jednym z obszarów gdzie stosunkowo łatwo, nawet bez wykorzystania technologii, było dotychczas zweryfikować czyjąś przydatność była sprzedaż. Jeżeli handlowiec sprzedawał to był przydatny, a jeżeli nie sprzedawał to nie był. Oczywiście są jeszcze inne istotne parametry pracy handlowca, nad którymi obecnie technologia daje kontrolę ale to był jeden z tych obszarów gdzie nawet bez technologii było łatwo określić, czy ktoś pracuje, czy nie. Trudniej było z innymi obszarami jak marketing, produkcja, administracja czy finanse. Teraz dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu technologii jesteśmy w stanie mieć większą kontrolę nad naszym biznesem.
Oczywiście już wcześniej były dostępne narzędzia pozwalające opisać efektywność każdego z obszarów prowadzonej przez nas działalności ale wymagały one większych kompetencji od kadry zarządzającej. Teraz te kompetencje potrafi przejąć od nas technologia, dostarczając zagregowany wynik w postaci wykresu czy innego zestawienia, na podstawie którego już dużo łatwiej jest podejmować decyzje zarządcze. Systemy wręcz same obecnie potrafią wnioskować z danych, które do nich dostarczamy. W organizacjach, które przechodzą transformację cyfrową dużym wyzwaniem jest obecnie pozbieranie tych danych z całej organizacji i zebranie ich w jednym miejscu. Dzisiaj jednak o tym nie będę pisał bo to materiał na osobny wpis. Dzisiaj będzie o tym jak zbudować nowoczesną kulturę organizacji, której nie straszna jest praca zdalna.
Wielu managerów czy właścicieli firm ma nadal mentalne opory przed tym, żeby nie mieć całkowitej kontroli nad tym co w każdej chwili robi jego pracownik. Uważają, że jak kogoś nie ma w biurze to nie ma kontroli. Nazywam to podejściem do zarządzania z poprzedniej epoki i walczę z tym na każdym kroku. U jednego, z klientów który oburzał się pracą zdalną zatrudnionych u niego programistów pokazałem ich wydajność kiedy pracują zdalnie w zestawieniu z wydajnością kiedy siedzą w biurze. Prawie 2x więcej roboty wykonane zdalnie bo nie trzeba tracić czasu na “obsługę” tzw. walk-in, czyli osób które przychodzą do nas w biurze i zawracają głowę odrywając nas od tego co mamy do zrobienia. Wszystko dzięki temu, że obecnie systemy do pracy programistów pozwalają bardzo przejrzyście pokazać ich wydajność i nie chodzi tu o liczbę linijek kodu, który napisali.
Niestety managerowie i właściciele firm, szczególnie tacy którzy budowali swoje organizacje w poprzedniej epoce boją się, że praca zdalna zdemoralizuje ich zespół. Oczywiście nowe podejście wymaga zmiany kultury organizacji i jej uporządkowania ale niesie ze sobą tylko i wyłącznie bardziej szczęśliwych pracowników, oszczędności i zwiększenie produktywności. Aby się udało wystarczy stosować się do kilku zasad, które spisałem w poniższem artykule i przestawienie kultury powinno przebiegać gładko jako po maśle.
Komunikacja jest kluczowa!
Jeżeli przechodzimy na pracę zdalną musimy sami stać się mistrzami komunikacji. Nie może być sytuacji, że nie odpowiadamy na wiadomości, czy nie ma od nas żadnej informacji przez tydzień odnośnie tego co się dzieje w firmie. Jeżeli mamy kanał na Slack (profesjonalny komunikator firmowy - tu link do opisu) i ktoś wrzuca tam jakiś komunikat i nie jest to dowcip to wypadałoby jakoś na ten komunikat zareagować - wystarczy reakcja emotką jeżeli nie mamy czasu czy ochoty pisać.
Jeżeli jest coś do czego chcemy się odnieść ale nie mamy na to czasu w danej chwili to w Slack jest piękna funkcja oznaczania danej wiadomości gwiazdką (obecnie nazywa się ta funkcja po prostu "zapisz wiadomość") i później możemy sobie wyświetlić wszystkie wiadomości, które wcześniej oznaczyliśmy gwiazdkami (zapisaliśmy) i się nimi zająć.
Nie może być jednak tak, że ktoś coś wrzuca i wiadomość wpada jak w studnię, a uzasadnieniem braku reakcji jest odpowiedź “(…) do mnie przychodzi tyle tych powiadomień, że ja nie jestem w stanie nad tym zapanować”. To akurat w wypadku Slack jest bardzo proste bo możliwości w zakresie ustawiania powiadomień są wręcz nieograniczone więc wystarczy tylko usiąść na godzinę, czy dwie i wszystkie powiadomienia poustawiać tak jak nam pasuje.
Włącz kamerkę - twoja fotka to nie twoja twarz
Oczywiście sama komunikacja z wykorzystaniem wiadomości tekstowych w wypadku pracy zdalnej nie jest wystarczająca. Ludzie potrzebują kontaktu. Potrzebują od czasu do czasu zobaczyć swoje twarze więc musza być ustawione spotkania wideo. Z mojego doświadczenia minimalna częstotliwość to 1x w tygodniu. Podczas tych spotkań kluczowe jest, żeby każdy miał włączone kamery i nie ukrywał się za awatarem, czy zdjęciem z photoshop.
Ludzie potrzebują zobaczyć swoje twarze bo ich wyraz potrafi często powiedzieć więcej niż tysiąc słów. Jeżeli mamy takie spotkania to ważne jest, żeby miały one jasną agendę, a jak nie mają to nie bójmy się ich w danym tygodniu anulować ze względu na brak agendy.
Każdy z członków zespołu jest inny. Warto więc podczas ustalania częstotliwości komunikacji uwzględnić potrzeby poszczególnych członków zespołu. Trzeba też być otwartym na uwagi, które spływają w trakcie bo to dzięki nim się rozwijamy i usprawniamy nasze procesy. Jak widzimy, że coś się nie sprawdza to nie brniemy dalej w ten ślepy zaułek tylko szukamy nowego rozwiązania.
Naprowadzaj ludzi na właściwą drogę
Przy przestawianiu organizacji na pracę zdalną trzeba też uwzględnić, że nie wszyscy będą tak chętni żeby przejść na komunikacje w tym kanale, który dla nas jest najbardziej komfortowy. Mimo tego, że zakomunikujemy ludziom w firmie wdrożenie Slack to nie oznacza, że nagle wszyscy ochoczo się na niego przestawią.
Nadal niektórzy będą wyłamywać się i wysyłać e-maile … ponieważ zapomnieliśmy im powiedzieć jak wysyłać wiadomości na Slack do kilku osób jednocześnie. Wolą więc wysłać e-mail i dać kilka osób na CC/DW bo to już potrafią. Dlatego mimo, że wdrożenie tego typu narzędzi może się wydawać banalnie proste to okazuje się, że wcale tak nie jest bo ludzie nie wiedzą jak tego narzędzia używać.
Oczywiście najważniejszy jest przykład, który płynie z góry - jeżeli osoby zarządzające organizacją będą aktywne w tym kanale, który wybraliśmy za podstawowy i będą zwracały uwagę, żeby tego kanału używać to po 2-3 miesiącach nie będzie już zbędnych e-maili i całą komunikację będziemy mieli na jednej platformie.
W ramach przestawiania się na nową platformę komunikacji - jeżeli wybierzemy Slack to mamy dostępną piękną funkcjonalność przekierowania wiadomości e-mail na Slack. Dalszą pracę nad taką wiadomością możemy prowadzić już w nowym kanale komunikacji.
Dokumentowanie procesów i efektów prac
Praca zdalna wymaga tego, żebyśmy zaczęli być bardziej skrupulatni w zakresie spisywania procesów i dzielenia się nimi z resztą firmy, żeby wszyscy wiedzieli gdzie jesteśmy z naszym biznesem. Do takich cotygodniowych spotkań online z zespołem, o których wspomniałem powyżej dobrze jest przygotować kilka slajdów, a po spotkaniu wrzucić to na odpowiedni kanał na Slack i dać podstawę do ew. dyskusji jeżeli uznamy, że jest ona potrzebna.
Do pracy nad procesami w firmie idealnym narzędziem jest Miro, które oprócz tego, że pozwala taki proces w łatwy sposób zaprojektować to umożliwia też od razu pracę zdalną całego zespołu nad takim procesem. Ja osobiście wykorzystuje Miro takrze jako wirtualne biurko, które dzielę z moimi klientami i gdzie w jednym miejscu (na jednym biurku) mamy wszystkie niezbędne materiały, które dotyczą danego projektu.
Przydatna wskazówka:
Jak ktoś jest nowy w Slack to polecam nauczyć się korzystać z komunikacji w wątkach - to bardzo porządkuje bałagan w kanałach i ułatwia późniejsze wyszukiwanie informacji.
Warto się także nauczyć innego podejścia do tworzenia dokumentów. Ktoś jak zawsze musi przygotować bazę / draft ale przy pracy ze zdalnym zespołem warto taki draft w wersji 1.0 wrzucić do zespołu i zaangażować wszystkich w jego dalsze tworzenie moderując odpowiednio komunikacje. Bo samo wrzucenie dokumentu nic nam nie da jeżeli nie napiszemy wiadomości do prawnika, żeby zweryfikował to od strony prawnej, a do marketera, żeby zadbał o spójność z komunikacją naszej marki. Jeżeli nie mamy pomysłów co dorzucić do dokumentu to też napiszmy, że pomysły na to co dodać mile widziane.
Idealnym narzędziem do nowoczesnej współpracy na dokumentach jest Google Docs. Każdy dokument od momentu jego stworzenia jest zapisany w chmurze. Nie ma problemu z zapisywaniem zmian bo zapisują się na bieżąco, a dodatkowo widać kto i kiedy jakie zmiany w danym dokumencie wprowadzał. Do tego wszystkiego możliwość ustawienia uprawnień kto ma mieć i jaki rodzaj dostępu do danego dokumentu dają nieograniczone możliwości.
Ja jeszcze stosuje jedną zasadę - zanim stworzę dokument staram się wypracować jaki on ma cel i co chce w nim przekazać. Na podstawie takiej listy celów tego co chcemy przekazać dużo łatwiej jest potem opracować docelowy dokument - niezależnie od tego, czy jest to umowa, regulamin czy ofert sprzedażowa do nowego klienta.
Przydatna wskazówka:
Tu jeszcze jedna uwaga łącząca komunikację i dokumentację - spotkania online. Każde z takich spotkań musi mieć swój cel i tu zasady online z offline są w zasadzie takie same. Tak samo jak ważny jest cel ważna jest też notatka ze spotkania, w której zapiszemy przynajmniej te trzy rzeczy:
- Przebieg spotkania - o czym rozmawialiśmy / obszary.
- Ustalenia ze spotkania - jeżeli coś zostało ustalone oczywiście.
- Następne kroki z określeniem terminu ich wykonania i osoby odpowiedzialnej.
Kolejne spotkanie powinno zaczynać się od weryfikacji tego co było ustalone na poprzednim spotkaniu online więc warto, żeby kroki które ustalamy i termin ich realizacji uwzględniały częstotliwość i terminy naszych spotkań. Notatka może być wrzucona na odpowiedni kanał na Slack i przypięta pineską do momentu następnego spotkania kiedy zweryfikujemy to co było do zrobienia.
Idealnym miejscem do robienia notatek ze spotkań, które przyporządkowane są do odpowiednich projektów, w ramach których odbywa się spotkanie, jest system Asana. Ma on bardzo przydatką funkcję raportowania postępów w danym projekcie i wstawiania aktualizacji. Właśnie te aktualizacje są miejscem, które idealnie pasuje do wstawiania notatek z naszych spotkań projektowych.
Raportowanie KPI / raporty zarządcze
Pracują z zespołem zdalnym ważne jest aby wszystkie dane odnośnie kluczowych wskaźników we wszystkich obszarach były dostępne na żądanie bez potrzeby proszenia się konkretnych osób o ich dostarczenie. Jeżeli możemy dane z naszych działań marketingowych na Google, czy Facebook połączyć w jeden raport za pomocą Google Data Studio i zdecydować kto ma mieć do niego dostęp i w jakim zakresie to zróbmy to czym prędzej.
Jeżeli to nam nie wystarczy, to możemy przejść na wyższy poziom i wykorzystać Google BigQuery, czyli hurtownie danych dostępną w ramach Google Could. Ma ona “wtyczki” do wszystkiego co możliwe, a uprawnienia dostępu można ustawić na poziomie dostępu konkretnych osób z organizacji do konkretnej kolumny w tabeli. Jak mamy już dane to wtedy trzeba je zaprezentować i tu przychodzą z pomocą narzędzia BI (ang. Business Inteligence / Wywiad Biznesowy) takie jak Tableu, czy R Studio jak mamy na pokładzie kogoś od Data Science.
Praca zdalna wymaga pewnego poziomu transparentności, który początkowo może być bardzo trudny do przełknięcia dla managerów podchodzących trochę bardziej konserwatywnie do zarządzania. Ja mogę zagwarantować, że pełna transparentność może przynieść tylko korzyści i zintegrować nasz zespół w taki sposób, że każdy będzie czuł się odpowiedzialny za finalny cel i będzie widział jaki jego praca ma wpływ na jego osiągnięcie.
Transparentność to absolutnie jest kierunek, w którym idą nowoczesne firmy - nie tylko jeżeli chodzi o komunikację wewnątrz ale także o komunikację na zewnątrz.
Takie firmy Amazon, czy Zappos mają dni otwarte i przewodników, którzy oprowadzają ludzi po firmie i pokazują jak działają procesy - można się wybrać nawet na taką wycieczkę do magazynów Amazon w Polsce. Firma Buffer dostarczająca narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi stosuje pełną otwartość jeżeli chodzi o poziomy wynagrodzenia pracowników. Transparentność to jest przyszłość!
W zespole zdalnym powinno odchodzić się od zasady utrzymania wiedzy pracowników na takim poziomie jaki jest im potrzebny do wykonywania ich pracy (wiedzą co muszą). Cały nasz zespół powinien być świadomy jaką mamy strategię, cele i jak idą prace na ich realizacją. Dzielenie się wiedzą i celem jest w mojej ocenie jednym z najlepszych sposobów na integracje zespołu.
Zarządzanie projektami
Ustawiając kanały komunikacji pod poszczególne projekty należy pamiętać o podstawowych zasadach odpowiedzialności w projekcie i stosować schemat RACI. Musimy wiedzieć kto jest odpowiedzialny za dane zadanie, kto musi je zrealizować, kogo należy skonsultować przy jego realizacji, a kogo poinformować. Poniżej obrazek, który powinien wyjaśnić na czym polega ta zasada (źródło: TeamGantt.com):
Trzymanie się tych zasad jest szczególnie ważne bo pracując zdalnie nasz zespół nie ma możliwości dowiedzenia się o czymś z rozmowy na korytarzu. Musimy więc dbać, żeby wszyscy zaangażowani w procesy projektowe byli uwzględnieni w komunikacji.
Kolejny raz wspomnę tutaj o Asana, która umożliwia zarządzanie projektami właśnie w ten sposób. Każde zadanie ma zawsze tylko jedną osobę odpowiedzialną za jego realizację ale można w jego realizację anagżować różne inne osoby stosując się do schematu RACI.
To co się da załatwiaj bez rozmowy wideo
Rozmowy wideo są ważne i o tym wspomniałem już wcześniej. Jeżeli nie są jednak konieczne do rozwiązania danego problemu to znaczy, że nie trzeba ich robić. Jeżeli potrzebujemy odpowiedzi TAK/NIE albo ROBIMY/NIE ROBIMY to wystarczy wiadomość z pytaniem. Jak ktoś nie będzie miał wystarczających informacji, żeby podjąć decyzję to powinien dopytać. A jak po dopytaniu i tak będzie miał wątpliwości to dopiero wtedy powinno być zorganizowane spotkanie wideo. Spotkania służą wypracowaniu rozwiązania.
Jeżeli mamy całą niezbędną wiedzę, żeby podjąć decyzję to po prostu ją podejmijmy. Jeżeli podejmujemy ją ale z opcją na uwagi to napiszmy o tym. Oczywiście takie podejście wymaga, że osoby zarządzające daną organizacją będą osobami podejmującymi decyzje - nie ma tu miejsca na domyślanie się i niedookreślenie. Jak chcemy, żeby praca szła do przodu to musimy podejmować decyzje i jasno definiować co oczekujemy od poszczególnych uczestników naszego zespołu.
Jeżeli już decydujemy się na rozmowę zdalną to ważne jest, żeby wiedzieć jaki jest jej cel. Podczas takiej współpracy powinna być komunikacja we wszystkie strony dlatego ważne jest, żeby ludzie byli w 100% obecni na takim spotkaniu, a nie robili innych rzeczy w trakcie jego trwania - zakomunikuj to wprost. Warto też nauczyć ludzi takich prostych rzeczy jak wyciszanie mikrofonu wtedy kiedy nic nie mówią - to są rzeczy, które mogą innych rozpraszać więc dbajmy o higienę nie tylko często myjąc ręce.
Nowa osoba w zespole
Przy pracy zdalnej lub z wykorzystaniem pracy zdalnej ważne jest sprawne wdrożenie nowego pracownika. Wykorzystując Slack możesz do każdego nowego użytkownika automatycznie wygenerować wiadomość powitalną. Może ona zawierać linki do filmów szkoleniowych i dokumentów opisujących zasady działania firmy. Warto dobrze przemyśleć tą komunikację i ustalić ją ze wszystkimi uczestnikami procesu wdrażania nowego pracownika do firmy.
Wspomniany już wcześniej kilka razy system Asana posiada również bardzo przydatną funkcjonalność jeżeli chodzi o wdrażanie (ang. onboarding) nowych pracowników. Są gotowe szablony projektów, które zbierają w jednym miejscu wszystkie czynności jakie muszą być wykonane aby efektywnie ktoś mógł rozpocząć pracę. Mamy więc nad nimi pełną kontrolę i nic nie pozostawiamy przypadkowi.
Jeżeli posiadamy narzędzie takie jak pakiet G Suite od Google to w bardzo prosty sposób, bez potrzeby angażowania programistów, możemy zbudować wewnętrzny intranet gdzie w jednym miejscu zbierzemy wszystkie niezbędne informacje i dostęp do wszystkich narzędzi dla pracowników. Jeżeli wiemy co tam ma być i mamy te dokumenty na dany moment przygotowane ale nie są dostępne online to jest to praca na maksymalnie kilka dni, żeby ładnie udostępnić to wszystko w ramach elastycznej platformy jaką udostępnia w tym zakresie Google. Dwadzieścia lat temu tego typu platformy budował zespół 10 programistów przez pół roku - wiem bo uczestniczyłem w projekcie budowy Intranetu dla TPSA. Teraz to wszystko jest dużo prostsze.
Posiadając takie narzędzie jak Slack mamy też więcej przestrzeni do nieformalnej komunikacji, która skraca dystans i poprawia atmosferę pracy. Na kanale komunikatów firmowych przedstawiając nowego pracownika zachęćmy innych aby go powitali. Niech wrzucają zabawne GIFy, czy emotki - praca ma być przyjemna, a pracownik jest bardziej efektywny kiedy sprawia mu ona przyjemność i jest pozytywnie nastawiony do firmy.
Zrób przestrzeń nieformalną
Chyba największym wyzwaniem pracy w 100% zdalnej jest integracja zespołu. Używamy jednak mediów społecznościowych i widać, że utrzymywanie relacji jest możliwe nawet jak kogoś nigdy nie widzieliśmy na własne oczy w realu. W wypadku organizacji ważne jest więc, żeby mieć przestrzeń na nieformalną komunikację. Czy jest to zamknięta grupa firmowa na Facebook, czy jest to kanał #firma-po-godzinach na Slack. Możemy też za pomocą Google Hangout zrobić godzinę otwartą dla każdego chętnego na rozmowę z nami udostępniając link do takiej konferencji w kanałach ogólnodostępnych.
Przydatna wskazówka:
W Slack dostępne są fajne wtyczki do integracji pracowników jak Coworker Coffee (https://www.coworkercoffee.com/), która łączy raz w tygodniu losowo wybrane osoby z firmy w pary, żeby napiły się razem “wirtualnej kawy”. Warto wykorzystać takie narzędzia bo takie smaczki tworzą kulturę organizacji.
Zaufanie vs. kontrola
Z doświadczenie wiem, że w przestawieniu na pracę zdalną największym wyzwaniem może być nabranie zaufania do pracowników, że nawet wtedy kiedy nie ma ich w biurze to wykonują swoją pracę. To może być mentalnie trudne dlatego na początek, jeżeli jeszcze nie nabraliśmy zaufania do naszego zespołu, który przeszedł w tryb pracy zdalnej, można wykorzystać narzędzia do raportowania czasu pracy takie jak Harvest, Clockify, czy Toggl. Pracownik wpisuje w nich na bieżąco czym się zajmuje. Mogą one nawet rejestrować jakie aplikacje ma otwarte pracownik ale osobiście nie polecam takiego poziomu szczegółowości.
Oczywiście wykorzystując je musimy zachować granice zdrowego rozsądku i nie rozliczać ludzi z każdej minuty ich pracy bo zaczną nas oszukiwać. Systemy te mogą sprawdzać nawet, czy klikamy w klawiaturę ale sprytny programista może w łatwy sposób taki system oszukać więc kultura zaufania przede wszystkim, a technologia tylko jako wspomaganie.
Wdrożenie tego typu narzędzi można uzasadnić bardzo racjonalnie. Każdy powinien sam chcieć wiedzieć na jakie rzeczy poświęca czas więc niech pracownicy robią to na swój użytek, żeby sami wiedzieli jak są efektywni i co zjada ich czas. Wykorzystajmy to w rozmowie cotygodniowej do wzmocnienia pracownika - nikt z nas nie jest cyborgiem i każdy musi w jakimś zakresie walczyć z prokrastynacją. Wszyscy powinni chcieć się rozwijać i być lepszą wersją siebie więc jako manager możemy dać wsparcie naszemu pracownikowi w tym zakresie. Jako manager pracowników zdalnych powinniśmy przestać martwić się, że będą oni odpoczywać w czasie kiedy powinni pracować, a raczej skupić się na zadaniach jakie mają do wykonania i rozliczać ich w tym zakresie. Tylko wtedy poczujemy prawdziwe efekty przejścia na pracę zdalną.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat pracy zdalnej to zapisz się na darmowy webinar "Jak przestawić firmę na pracę zdalną".
Oczywiście nawet najlepsze narzędzia nie rozwiążą problemów jeżeli pracownicy nie przestawią się mentalnie na nowy system pracy. Każdy system jest tak dobry jak ludzie, którzy na nim pracują. Wdrożenie narzędzi pracy zdalnej wymaga zaangażowania (...)