Nawet nie wyobrażam sobie pracy bez tego narzędzia. Oczywiście większość ludzi pracuje nadal na Word, Excel i innych tego typu od Microsoft. Przestawienie się mentalne na Google Workspace chwile zajmuje i trzeba być wytrwałym bo Microsoft Office przyzwyczaił nas do wielu rzeczy ale kto powiedział, że inaczej nie można ich zrobić lepiej.

Możesz stworzyć dokument tekstowy (taki Word) ale udostępnić go innym, żeby razem z Tobą, jednocześnie nad nim pracowali. System śledzi wszystkie zmiany, zapisuje komentarze i w dowolnej chwili możesz wrócić do dowolnej wersji dokumentu - wszystko w czasie rzeczywistym - zupełnie inna jakość niż wymienianie się 20 wersjami dokumentu przez e-mail. No i nie martwisz się o zapisywanie bo zapisuje się na bieżąco z automatu.

Oczywiście oprócz narzędzi podobnych do Word, Excel i Power-Point dostajemy też w pakiecie pocztę w naszej firmowej domenie na Gmail, kalendarz online, narzędzie do rozmów wideo Hangouts Meet i przestrzeń dyskową w chmurze na Google Drive.

To narzędzie daje takie możliwości, że jesteś w nim w stanie samodzielnie wyklikać internet dla swojej firmy gdzie Twoi pracownicy znajdą wszystkie niezbędne materiały firmowe i nawet bedą mogli wypełnić wniosek urlopowy.

Oczywiście można używać w firmie Messenger od Facebook, czy WhatsApp ale nie są to profesjonalne narzędzia, które potrafią zorganizować pracę nad projektami firmowymi ale na początek to i tak lepiej niż wymieniać się e-mailami jak jacyś jaskiniowcy 😉

Jak wcześniej używałeś innych komunikatorów to tutaj będziesz musiał się trochę przestawić ale im bardziej poznasz to narzędzie tym bardziej się w nim zakochasz i nie będziesz sobie w stanie wyobrazić bez niego życia. Podstawowa różnica to komunikacja w kanałach, czyli takiej przestrzeni gdzie prowadzisz komunikacje odnośnie konkretnego projektu w firmie lub obszaru biznesowego.

W kanale możesz sobie przypinać konkretne wiadomości pineską i w ten sposób tworzyć agendę rzeczy do przegadania lub takich, które dany zespół powinien mieć pod ręką. Oprócz przypinania pineską każdą wiadomość możesz oznaczyć gwiazdką i w ten sposób robisz swoją prywatną listę rzeczy do zrobienia.

Oprócz tego masz wszystkie te funkcje znane z innych komunikatorów jak wiadomości bezpośrednie, czy wiadomości do kilku osób jednocześnie. W całej zabawie ze Slack chodzi o to, żeby do komunikacji wewnętrznej przestać używać poczty e-mail.

Ponieważ Slack możesz zintegrować ze wszystkim co jest dostępne na rynku może to się w pewnym momencie stać Twoje centralne miejsce gdzie wpadają wszystkie powiadomienia z innych systemów. Także całość zlecania pracy też możesz zrobić nie ruszając się ze Slack np. dzięki integracji z Trello, o którym za chwilę.

Jeżeli trochę bardziej lubisz planować, monitorować i widzieć postępy pracy to zarządzanie zadaniami w stylu Slack może nie wystarczyć. Potrzebujesz przestrzeni w sieci gdzie Ty i Twój zespół będziecie mogli mieć w jednym miejscu aktualną listę rzeczy do zrobienia i postępu prac. Wszystko w ładnej formie wizualnej tablicy Kanban.

Oczywiście Trello można zintegrować ze Slack i dorzucać do kolejki rzeczy, które chcemy żeby były zrobione bezpośrednio ze Slack. Nie ograniczaj się jednak w wykorzystaniu Trello tylko do kolejkowania rzeczy do zrobienia. Możesz przy sobie np. stworzyć kartę dla każdego z pracowników i tam mieć w jednym miejscu zapisane kompetencje z informacją nad czym trzeba pracować - idealne narzędzie dla każdego managera.

Ja osobiście tworzę tablicę do każdego projektu i każdego obszaru, którym zarządzam i na początek zawsze tworzę sobie tablicę składającą się z następujących list: (1) Koncepcja - tu zapisuje wszelkie pomysły jak leci w danym temacie; (2) Do zrobienia - to jest lista rzeczy, które już wiem, że chce / trzeba zrobić; (3) W trakcie - tu są aktualne rzeczy, nad którymi pracuje - dobrze mieć takie miejsce, żeby trzymać focus; (4) Gotowe - cieszy kiedy na tą listę przybywa rzeczy; (5) Pivot - tu zapisuje rzeczy, które w trakcie realizacji jednak wyleciały bo zmieniła się koncepcja; (6) Archiwum - to się przydaje jak nad listą pracuje kilka osób. Wtedy wykonawca odpowiedzialny za dane zadanie kiedy je zrobi przerzuca do gotowych ale ktoś je jeszcze potem weryfikuje i przerzuca do archiwum.

Praca na projektach to jedno ale praca sprzedażowa z klientami wymaga posiadania w firmie systemu CRM. Nie wyobrażam sobie nawet jak można zapanować nad klientami bez tego typu narzędzia.

Jeżeli pozyskujemy klientów z jakichkolwiek kampanii reklamowych Google, Facebook, czy LinkedIn to musimy mieć gdzieś kontrolę nad tzw. leadami (potencjalnymi klientami) spływającymi z tych działań. Takim miejscem jest system CRM i w nim powinny się skupiać wszystkie nasze aktywności sprzedażowe.

HubSpot w darmowej wersji CRM daje nawet livechat na stronę internetową z możliwością zbudowania prostego bota automatyzującego podstawową komunikację z klientem, który trafił na naszą stronę.

Oczywiście HubSpot to jest mega kombajn i to co jest w darmowej wersji CRM to tylko namiastka jego możliwości ale dzięki temu, że możemy wystartować za darmo to mamy możliwość przekonania się o wartości tego narzędzia i w kolejnym kroku przejścia na płatną wersję oferującą dużo więcej.

W zasadach na początku napisałem, że musisz nauczyć się pracować z kalendarzem. Musisz się zorganizować i maksymalnie wykorzystać każdą minutę swojego czasu. Dlatego nie trać go to ustalanie ustalanie terminu spotkania i wymianę maili.

Są darmowe narzędzia jak Calendly, które umożliwiają prostą rzecz - wysyłasz do kogoś link do swojego kalendarza, a on wybiera sobie termin z dostępnych które mu pasują. Dlatego w zasadach na początku napisałem, że musisz nawet zapisać codzienny obiad o 13:30 bo jak udostępniasz swój kalendarz na zewnątrz to powinny być tam dostępne tylko takie terminy, które Tobie pasują.

Oczywiście jak udostępniasz kalendarz innym to oni nie widzą co robisz kiedy jesteś zajęty. Widzą tylko kiedy jesteś dostępny i możesz się spotkać lub np. porozmawiać telefonicznie.

Taką samą funkcję jak udostępnia Calendly jest też dostępna w darmowej wersji HubSpot CRM. Tam też możemy wygenerować link do naszego kalendarza zintegrowany albo z naszym osobistym kalendarzem Outlook albo Google. Na obrazku obok moja karta z linka HubSpot.

[EDIT] Aktualnie używam HubSpot bo zaczynam doceniać to, że wszystko mam w jednym narzędziu. Wchodzę na rekord kontaktu w HubSpot i widzę wszystkie umówione spotkania.

Pisałem już o tym narzędziu, a w zasadzie wspomniałem opisując pakiet narzędzi biurowych Google Workspace od Google. W obecnej sytuacji (tzw. "nowa rzeczywistość") to narzędzie wymaga jednak osobnego omówienia więc daje mu osobne miejsce na liście.

Jest to najprostsze narzędzie jeżeli chcesz zorganizować rozmowę wideo 2-ch lub więcej osób (obecnie do 250 osób w podstawowym pakiecie). Wchodzisz na stronę meet.google.com generujesz link spotkania i rozsyłasz go do osób, które chcesz żeby wzięły udział w spotkaniu. No i to tyle. Nikt nie musi instalować żadnego oprogramowania, wtyczek i innych tym podobnych rzeczy. 

Dodatkowo to narzędzie pięknie integruje się z kalendarzem online. Jeżeli umawiamy spotkanie za pomocą linka, który opisałem powyżej i mamy zintegrowany nasz kalendarz Google to automagicznie do takiego spotkania dodaje się link do wideorozmowy. Jest aplikacja na telefon ale nawet jak ktoś jej nie ma to może się wdzwonić na to nasze spotkanie online bo do każdego spotkania generowany jest numer telefonu. Każdy kto na niego zadzwoni dołącza do naszej rozmowy.

Oczywiście rzeczy takie jak współdzielenie ekranu komputera, żeby coś zaprezentować jest standardem więc nawet o tym nie wspominam.

Google Hangouts nie załatwi nam sytuacji kiedy chcemy poprowadzić szkolenie online / webinar bo to wymaga trochę większej liczby funkcjonalności. Do tego idealnie się nadaje ClickMeeting - profesjonalne narzędzie do organizacji webinarów, na którym prowadziłem nawet webinar na 1 tysiąc osób i wszystko działało jak trzeba.

Darmowa wersja pozwala na zrobienie webinaru dla 25 uczestników. Później możemy wykupić abonament w zależności od tego ilu uczestników chcemy mieć na naszych spotkaniach online.

Z tym narzędziem wiąże się fajna historia - ktoś kiedyś zadał mi pytanie do ilu klientów jestem w stanie sprzedać mój produkt w ciągu godziny. Oczywiście pomyślałem liniowo i powiedziałem, że do jednego - no może do 2-ch jak się sprężę. Odpowiedź była prosta - w ciągu godziny możesz sprzedać nawet do 1 tys. osób - wystarczy, że zrobisz webinar!

Oprócz ClickMeeting bardzo fajnym narzędziem do organizacji webinarów jest również Live Storm, którego zacząłem używać od niedawna. Integruje się z HubSpot, Autopilot i wszystkim co trzeba 😀

[EDIT] Aktualnie do webinarów używam LifeStorm.co 

Chcesz mieć wirtualny numer telefonu w dowolnym kraju, żebyś mógł podać go na stronie internetowej? Chcesz, żeby ludzie dzwoniący na ten numer słyszeli ładne interaktywne menu, a system żeby w inteligentny sposób łączył do aktualnie dostępnego pracownika?

A może chcesz nagrywać rozmowy przychodzące i wychodzące swoich handlowców w celach szkoleniowych? Nawet na iPhone! Bez potrzeby instalacji żadnej aplikacji na telefonach. W może chcesz, żeby każda rozmowa była automatycznie rejestrowana w Twoim systemie CRM, żebyś wiedział o czym handlowcy rozmawiają z klientami?

To wszystko co opisałem powyżej jest możliwe jak posiadasz wirtualną centralę telefoniczną CloudTalk. Od niedawna dają także możliwość wysyłania wiadomości SMS z numerów wirtualnych, które udostępniają. No i integrując z HubSpot CRM można wszystko ustawić w taki sposób, że nawet rozmowy z telefonów komórkowych (przychodzące / wychodzące) rejestrowane są w systemie.

Praca zdalna to także możliwość wykorzystania do pracy ludzi z całego świata. Chcesz, żeby ktoś zrobić logo dla Twojej firmy, zaprojektował opakowanie nowego produktu, a może nagrał jakiś film reklamowy. To wszystko znajdziesz na Fiverr i tego typu podobnych serwisach.

Ostatnio trafiłem też na fajną Polską firmę, która dostarcza wirtualne asystentki, które za 60 zł za godzinę mogą za nas wykonywać rzeczy, na które nie mamy czasu. Chcesz, żeby ktoś obdzwonił 20 klientów, których wizytówki zebrałeś na konferencji, na której byłeś ostatnio? Chcesz, żeby ktoś znalazł fajną restaurację na kolację z klientem i zrobił rezerwację? A może chcesz, żeby ktoś zrobił dla Ciebie zestawienie najlepszych dostawców kawy do firmy? Nie trać na to czasu i zleć do asystentów z Brella.pl



Wszystkiego sami nie jesteśmy w stanie zrobić i jeżeli chcemy pracować efektywnie to outsourcing niektórych, niekluczowych obszarów jest słusznym podejściem, do którego zachęcam.

[EDIT] Aktualnie używam także Upwork oraz Useme

Jeżeli ktoś chce pracować zdalnie z zespołem na tzw. white-board to może do tego wykorzystać Miro. Działa to podobnie do Google Docs gdzie na bieżąco widzimy jakie zmiany ktoś wprowadza w naszym dokumencie ale dokumenty mogą być znacznie bardziej zaawansowane.

Chcesz zrobić burzę mózgów ze swoim zdalnym zespołem i wspólnie stworzyć mapę myśli to żaden problem. Jak chcesz przegadać z klientem makiety jego nowej strony internetowej to żaden problem - możesz je narysować używając Miro, a potem wspólnie z klientem, czy ze swoim zespołem dalej na nich pracować.

To świetne narzędzie również do zbierania różnego rodzaju inspiracji - takie nasze wirtualne biurko, na które możemy sobie wrzucić wszystko. Nawet jeżeli używasz papierowych żółtych karteczek to używając ich aplikacji na telefon możesz je zeskanować i wrzucić na tablice. Jak w trakcie spotkania online chcesz na tablicę wrzucić coś co namalowałeś na kartce papieru to również skanujesz to za pomocą aplikacji i wrzucasz na tablicę aby dalej nad tym można było pracować z zespołem.

W połączeniu z narzędziem do wideorozmowy stanowi naprawdę dobre rozwiązanie do pracy z zespołem nad koncepcjami, projektami, czy nawet projektami strategicznymi.

Sam tego doświadczam pracując obecnie z domu gdzie biega trójka dzieci i czasami szczeka pies. Jeżeli chcesz coś nagrać lub poprowadzić rozmowę i nie chcesz, żeby Twój rozmówca słyszał te wszystkie dźwięki, które dzieją się tle to zainstaluj sobie na komputerze Krisp.

W czasach przed wirusem można było jej używać kiedy pracowało się z kawiarni, żeby wyciszyć dźwięki z tła, a obecnie przydaje się do wyciszania innego rodzaju dźwięków. Aplikacja jest prosta w obsłudze - możemy wyciszyć albo dźwięki w tle kiedy to my mówimy albo możemy wyciszyć dźwięki w tle kiedy mówi ktoś inny, kto nie korzysta z tego sprytnego rozwiązania, a my chcemy słyszeć tą osobę lepiej.

W podstawowej wersji do 120 min. miesięcznie jest darmowa, a później kosztuje 3,33 USD miesięcznie. Tak więc najlepiej skorzystać z darmowej wersji, a jeżeli będziemy mieli większe potrzeby w zakresie czasu pracy to przejść na płatną wersję. Działa z Zoom, Google Meet, Slack, Facetime oraz Skype. Jest też wtyczka do przeglądarki Chrome.

Jeżeli jeszcze nie używasz żadnego narzędzia do zarządzania zadaniami i rzeczy do zrobienia nadal zapisujesz w papierowym kalendarzu to najwyższy czas to zmienić. Może na początku nie docenisz Asana bo to narzędzie idzie o krok dalej niż proste zarządzanie zadaniami tylko dla siebie.

To narzędzie oprócz zarządzania własnymi zadaniami pozwala grupować je w projekty i zapraszać inne osoby z Twojej firmy / organizacji do współpracy nad ich realizacją. Ponieważ Asana integruje się ze wszelkimi innymi możliwymi systemami to może być jedno, jedyne miejsce gdzie będziesz musiał sprawdzać co masz do zrobienia.

Ma też bardzo fajną opcję sprawdzania statusu zadań, które my zleciliśmy dla kogoś czy zostały zrobione i ich ew. weryfikację. Podobnie jak Trello pozwala zadania w projektach pokazać w formie tablicy KANBAN.

Darmowa wersja pozwala na naprawdę dużo więc samo to powinno skłonić Was do przetestowania. Ja osobiście korzystam i jest to moje centralne miejsce gdzie gromadzę wszelkie zadania do zrobienia. Nawet jak w HubSpot CRM generowane są jakieś zadania w procesie sprzedaży to wpadają mi one od razu do Asana i tam się nimi zajmuję - zakładka "My Tasks" w Asana wyznacza mi codziennie rzeczy, którymi mam się zająć.

Asana ma też świetną integrację z komunikatorem Slack, pocztą Gmail oraz ma wtyczkę do Chrome. Tej ostatniej używam do zbierania inspiracji do contentu, który chce publikować na moim blogu - jedno kliknięcie w Chrome i dany artykuł ląduje w odpowiednim projekcie w Asana.

Oczywiście jest wiele narzędzi, którymi można automatyzować nasze działania marketingowo-sprzedażowe w internecie. Zaczynając od prostych ale dobrych typu MailerLite, przez zaawansowane jak ActiveCampaign, a kończąc na najwyższej półce czyli automatyzacji, która jest dostępna w HubSpot.

Ta ostatnia niestety jest bardzo droga i jeżeli nie mamy "luźnych" 700 EUR miesięcznie to raczej nie jest to zabawka dla nas. Jak mamy to absolutnie jest to narzędzie Nr 1, które z pełną odpowiedzialnością rekomenduje. HubSpot zrealizował to czego mi nie udało się zrealizować w mojej poprzedniej firmie - dostarczył pełen pakiet usług, dzięki efektywnie pozyskujemy zlecenia i nowych klientów i wszystko mamy w jednym miejscu.

Dla tych co chcą mieć HubSpot ale korzystać z niego jako z narzędzia CRM do zarządzania sprzedażą, a opcje automatyzacji marketingu chcą mieć w wersji budżetowej ale z równie zaawansowanymi funkcjonalnościami co HubSpot polecam Autopilot. Polecam bo Autopilot ma świetną integrację natywną z HubSpot i idealnie go uzupełnia.

Bardzo proste w obsłudze narzędzie gdzie możemy ustawić bardzo zaawansowane automatyzacje i np. w wypadku kiedy potencjalny klient odwiedzi stronę z cennikiem to wysłać mu specjalną ofertę albo zmotywować handlowca do działania tworząc mu zadanie do wykonania.

Czasami masz coś do pokazania na ekranie komputera i nie chcesz zawracać komuś głowy połączeniem wideo. Pozatym sam nie masz czasu, żeby robić rozmowę bo z 5 minut jak zwykle zrobi się 30. 

W takim wypadku możesz użyć Loom. Jest to narzędzie, które odpalasz jednym kliknięciem i zaczyna ono od razu nagrywać to co masz na ekranie komputera razem z obrazem z Twojej kamery. Idealnie nadaje się do tego, żeby szybko wytłumaczyć komuś jak coś ma zrobić w konkretnej aplikacji.

Nagrany film w ciągu chwili dostępny jest online i możesz wysłać go do kogo chcesz, żeby obejrzał. Nic nie trzeba zapisywać na komputerze, montować ani wrzucać na serwer - wszystko robi się samo. Od razu masz wygenerowany link do nagranego filmu i możesz go wysłać emailem lub dowolnym komunikatorem - zwyczajne "copy-paste".

Na filmie załączonym obok (poniżej na telefonie) możesz zobaczyć jak nagrałem szybki filmik instruktażowy w czasie kiedy opisywałem to narzędzie - filmik nagrany przed chwilą 😀

Niech Was nie zmylą te infantylne ikonki, które są na obrazku obok. To jest bardzo poważne narzędzie do budowania bazy wiedzy. Kiedyś baza wiedzy to może i był notatnik ale odkąd poznałem koncepcję Smart Notes to wszystko się zmieniło.

Kiedyś wszystko rzeczywiście zapisywałem w notatniku i notion też jest takim notatnikiem. Można w nim jednak zbudować strukturę, która odpowiada naszemu życiu lub biznesowi. Jeżeli chcesz wiedzieć na ten temat więcej przeczytaj artykuł na moim blogu.

Na obrazku obok (lub na dole jeżeli przeglądasz na telefonie) widać przykładowy dokument w Notion - jest to baza moich wszystkich narzędzi internetowych, które używam, chciałbym przetestować lub mam na "radarze". 

Oczywiście są na rynku narzędzia typu WIX, Weebly, czy Squarespace. Można stronę internetową zbudować także w oparciu o Wordpress. Można landing page zbudować w wykorzystując Landingi.pl ale ... 

No właśnie - do każdego z wymienionych wyżej narzędzi miałem jakieś zastrzeżenia. Do tego narzędzia nie mam bo zostało stworzone idealnie pod moje potrzeby 😁

Jeżeli ktoś myśli poważnie o wykorzystaniu internetu do pozyskania zleceń i nowych klientów to jest to WebLucynka jest mu absolutnie potrzebna. No chyba, że woli walczyć z aktualizacjami Wordpress albo akceptuje ograniczenia kreatorów stron, czy landing page. 

Zaawansowani użytkownicy docenią z pewnością pełne REST API do obsługi wszystkich funkcji oraz Webhooks. Zaletą jest także zarządzanie bazą kontaktów oraz moduł rezerwacji wizyt / umawiania spotkań. Coś co powyżej opisałem w ramach Calendly jest dostępne w tym narzędziu.

Strona, na której właśnie jesteś została stworzona całkowicie z wykorzystaniem WEBLUCY™!